Tutoriel MS Project 2010

Les tutoriels vidéo.

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Pour vous être agréable et pour vous permettre de tester le visionnage, nous laissons quelques vidéos en libre accès.

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Voir la vidéo "Mon premier diagramme de Gantt". Durée 4mn15

- Activer le mode automatique - Créer les tâches -

- Saisir les durées de tâche et créer les jalons-

- Lier les tâches entre elles -

- Afficher la tâche récapitulative du projet -

- Affecter des ressources aux tâches -

Le mode de tâche automatique

L'une des innovations de Project 2010 est le mode de tâche manuel. Un conseil si vous débutez, commencez à travailler en mode automatique !

Bien que cette méthode ne soit pas la plus professionnelle, vous pouvez créer les ressources directement dans le diagramme de Gantt, en saisissant les noms directement dans la colonne "nom ressources" 

Lorsque plusieurs ressources sont affectées à une même tâche, comme Jean et Karim sur la tâche "creuser la tranchée" séparez les noms par un point-virgule.

Lorsque vous activez une cellule de la colonne, observez l'onglet qui apparaît à sa droite. En cliquant sur cet onglet vous déroulez la liste des ressources. Il vous suffit alors de cocher les ressources que vous affectez à la tâche.

Les planificateurs professionnels mettent systématiquement une tâche récapitulative en tâte de la liste des tâches. C'est devenu extrèmement facile avec Project 2010 : il suffit dans l'onglet "format" de cocher "Tâche récapitulative du projet"

Voir la vidéo "Découvrir l'interface". Durée 7mn15

- La liste des tâches - Le diagramme de Gantt -

- Le ruban - Les info-bulles -

- Le menu contextuel par clic droit -

Voir la vidéo "Paramétrer le calendrier du projet". Durée 9mn20

- Paramétrer la semaine de travail -

- Paramétrer les exceptions du calendrier -

- Fixer la durée standard des jour, semaine et mois -

Dans la boite de dialogue qui s'ouvre alors, un onglet est dédié au réglage de la semaine de travail.

En cliquant sur le bouton "détails" on accède au paramètrage des horaires de chaque jour de la semaine.

Astuce : vous pouvez (comme sur l'image ci-contre) sélectionner par cliqué-glissé plusieurs journées qui ont les mêmes horaires.

Fixer la durée standard du jour, de la semaine, du mois

Encore un paramétrage dont la logique échappe aux débutants. Lorsque vous saisissez des durées de tâche en jours, semaines ou mois, MS Project a besoin de savoir combien vaut, en heures, votre journée standard, votre semaine standard, votre mois standard.

Ces valeurs sont à saisir dans Projet => modifier le temps de travail, bouton options ou bien par Fichier => options => planification

Attention : Si vous effectuez ce paramétrage après avoir créé des tâches, Project recalculera vos durées de tâche sans vous demander votre avis, vous n'aurez pas d'autre alternative que de re-saisir toutes les durées de tâche !

Voir la vidéo "Planifier dans le réseau logique". Durée 15mn30

- Présentation de l'affichage "réseau de tâches" -

- Personnaliser l'affichage - Supprimer tâches et liens -

- Personnaliser les cases - Le macro-planning du projet -

- Construire le macro-planning -

Si vous utilisez l'affichage tel qu'il est paramétré par défaut, vous n'obtiendrez pas le résultat présenté ci-dessus : Les cases sont de taille importante et s'alignent d'autorité par niveau. Vous pouvez autoriser le déplacement manuel des tâches par format => disposition => positionnement manuel des cases

Supprimer tâches et liens

Pour supprimer une tâche clic droit sur la case et choisir "supprimer" dans la liste des choix proposés. Pour supprimer un lien, le clic droit ne marche pas (ergonomie Microsoft !) il faut faire un double-clic sur le lien et bouton supprimer

Personnaliser les cases

Pour obtenir un aspect proche de celui présenté ci-dessus, il faut donner l'apparence souhaitée aux cases par format => style des cases.

Le macro-planning du projet

L'affichage "réseau de tâches" utilisé tel que décrit ci-dessus est un excellent outil pour réaliser le macro-planning du projet. Le "macro-planning" est un planning à grosse maille, que l'on réalise en tout début de projet pour en vérifier la faisabilité.

Construire le macro-planning 

Vous voulez étonner vos collègues ? Construisez le macro-planning en réunion, à partir d'une page blanche, au vidéo-projecteur. 

Voir la vidéo "Planifier dans le diagramme de Gantt". 26mn15

- Activer le mode de tâche automatique -

-Paramétrer les date et heure de début de projet -

- Les durées estimées - Créer, insérer, supprimer des tâches -

-Créer des liens d'antériorité - Modifier l'échelle de temps/zoomer -

-Combiner les différentes unités de durée -

- Hiérarchiser la WBS (travailler en mode plan) -

Probablement souhaiterez-vous ne pas avoir à renouveler cette manoeuvre pour chaque nouveau projet. Dans ce cas voici la façon de faire

Fichier => Options => Planification => Options de planification pour ce projet => sélectionnez "Tous les nouveaux projets" (1), puis Nouvelles tâches créées "planifié automatiquement" (2)

Aussi étonnant que celà paraisse, beaucoup d'utilisateurs négligent de spécifier la date de début de projet. On accède au paramétrage de la date de début de projet par le chemin Projet => informations sur le projet

Attention : Par défaut, MS Project commence les journées à 9 heures du matin indépendamment des horaires de travail du calendrier. Pour avoir la maitrise de l'heure, utilisez, comme dans l'exemple ci-dessus, un format date et heure :  Fichier => options => Général => format de date

Les durées estimées

Le point d'interrogation dans la colonne durée signifie que project a donné une durée par défaut (1 jour) et qu'il attend votre confirmation. Le point d'interrogation disparaîtra dès que vous aurez saisi une valeur de durée.

Si vous avez saisi une valeur de durée dont vous n'êtes pas certain et que vous souhaitiez mettre en évidence cette inceritude, vous pouvez remettre le point d'interrogation comme ici sur la tâche 3. Double-clic sur la tâche pour ouvrir la boite de dialogue "information sur la tâche" et cochez "estimée"

Créer, insérer, supprimer des tâches

Comme toujours dans Project il y a plusieurs façons de créer une tâche. Le plus simple est de saisir une valeur quelconque sur une ligne du tableau et une tâche est créée.

Attention : Evitez les procédures qui conduisent MS Project à contraindre les tâches, par exemple ne créez pas vos tâches par cliquer-glisser dans le diagramme de gantt. Dans l'exemple ci-dessus la deuxième tâche a été créée de cette façon. L'icone dans la colonne informations nous signale que la tâche est contrainte. En positionnant le pointeur au-dessus de l'icone, une infobulle apparait avec l'indication de la nature de la contrainte.

C'est vous seul et non pas le logiciel qui devez décider qu'une tâche est contrainte. La tâche contrainte doit rester une exception et correspondre à une réelle nécessité.

D'une façon générale soyez attentif aux icones figurant dans la colonne de gauche du tableau, ils sont là pour vous signaler une anomalie ou une spécificité de la tâche.

Créer des liens d'antériorité

Rien de plus facile que de créer un lien d'antériorité : soit graphiquement dans le diagramme de gantt, soit en indiquant le numéro de la tâche antécédent dans la colonne "prédécesseur", soit encore dans la boite de dialogue "information sur la tâche" onglet prédécesseurs.

Attention : N'utilisez pas les liens entre tâches pour régler les problèmes de surutilisation de ressources.

Modifier l'échelle de temps, zoomer

Deux façons pour zoomer dans le gantt :

- Très basique, utiliser le curseur situé en bas de l'écran à droite de la barre de tâche

- Pour avoir une bien maîtrise du zoom, clic droit sur l'échelle de temps et choix "zoom". 

Et si vous voulez maîtriser parfaitement l'échelle et le libellé des périodes (comme sur l'image ci-dessus) clic droit sur l'échelle de temps et choix "Echelle de temps". La boite de dialogue qui va s'ouvrir vous permet un contrôle parfait.

Par défaut, MS Project utilise le jour comme unité de durée. Il est néanmoins tout à fait possible, comme sur la capture d'écran ci-contre, d'utiliser d'autres unités : minutes, heures, semaines et mois.

Attention, pour que le fonctionnement soit correct, il faut que le paramétrage des unités de durée dans  Projet => modifier le temps de travail => options soit cohérent avec les plages de temps ouvert définies pour le calendrier du projet (Projet => modifier le temps de travail => semaine => détails)

Tout projet quelque peu important se décompose en phases successives et/ou en lots de travaux. Cette hiérarchisation des taches est très facile à prendre en compte dans Project. Il suffit de décaler (abaisser) les tâches sélectionnées à l'aide des icone flèche verte.

Voir la vidéo "Planifier en mode de tâche manuel". 12mn40

- La planification descendante - Le phasage du projet -

-Le mode de tâche automatique -

- Les taches élémentaires en mode manuel -

- Les tâches manuelles dans le planificateur d'équipe -

- Les liens en mode manuel - Les alertes visuelles -

- Désactiver une tâche - Les tampons de sécurité -

La planification descendante

Depuis les débuts de la planification par réseau de tâches, dans les années 1950, la norme était la "planification montante". C'est la durée des tâches et la logique d'enchainement de ces mêmes tâches qui déterminait la durée du projet. Cette logique est de plus en plus battue en brêche et la règle a tendance à s'inverser : les managers décident de la durée du projet et les techniciens effectuent les choix techniques dans le respect de l'objectif fixé.

Le mode manuel de tâche introduit dans la version 2010 de Project est une réponse à cette nouvelle donne.

Le phasage du projet 

L'exemple ci-dessus illustre la planification descendante : la durée du projet est fixée (110 jours) alors que les durées des tâches élémentaires ne sont pas renseignées.

Par contre les tâches ont été regroupées en 4 phases. Les récapitulatives de phase étant paramétrées en mode manuel, il est possible de leur donner une durée et ainsi de descendre d'un niveau dans le logique de planification descendante.

Le mode de tâche automatique

Le mode automatique correspond à la façon de fonctionner de toutes les versions antérieures de project. Il a vocation à continuer à exister et même à cohabiter avec le mode manuel. La logique de cette coexistence est que le projet soit d'abord planifié en mode manuel et que les tâches basculent ensuite en mode automatique, chaque fois qu'une information fiable permet qu'il en soit ainsi. A l'exception toutefois des récapitulatives pour lesquelles il y a, comme on le verra plus bas une logique à les conserver en mode manuel.

Les taches élémentaires en mode manuel

En mode manuel, on saisit pour chaque tâche les informations connues pour cette tâche et pas plus. La forme prise par la date de tâche est l'illustration fidèle de ces informations.

Les tâches manuelles dans le planificateur d'équipe

Ce planning est le même que dans le diagramme de gant ci-dessus. Les tâches pour lesquelles la période de déroulement n'est pas connue (B, C et D) restent en réserve dans la colonne Tâches non planifiées. Si la période est connues elles sont planifiées mais la couleur de la barre est significative du statut : bleu pour automatique et vert-bleu pour manuel

Les liens en mode manuel

En mode manuel, il est possible de lier les tâches, mais (est c'est logique) les tâches peuvent être déplacée comme si les liens n'existaient pas.

Les alertes visuelles

Lorsqu'il y a contradiction entre la position d'une tâche et les règles de planification, comme ici entre le lien de fin à début prototype => Qualification et la position de la tâche qualification, le logiciel nous alerte deux fois : par le sous-lignement des valeurs incohérentes du tableau et par la bordure en pointillé de la tâche suspecte.

Désactiver une tâche

Il est possible de désactiver une tâche, comme ici la tâche Fabrication outillages. Cette têche reste au planning avec une représentation sans ambiguité. Par contre les données de cette tâche ne sont pas prises en compte dans les calculs.

Les tampons de sécurité

Même si vous continuez à planifier en mode manuel comme dans les versions antérieures de Project, il peut être intérressant pour vous de mettre les récapitulatives de phase (ou de lot) en mode manuel. Cela vous autorise à incorporer en fin de phase (ou de lot) un tampon de sécurité. 

Ici il reste deux semaines de sécurité sur le dernier lot. Par contre sur le lot précédent la sécurité a été plus que consommée puisqu'on a débordé de deux semaines. Notez que la barre des récapitulatives est double, la partie inférieure indique la plage occupée par les tâches du lot, et également que sa couleur change suivant que le tampon est consommé (rouge) ou non (bleu-gris)