Clés pour MS Project 2010 -page 2-
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3- Piloter par les durées
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Suivre l'avancement par les durées
Voir la vidéo "Suivre l'avancement par les durées". 17mn50
- Suivre l'avancement dans le réseau logique - Renseigner la date d'état -
- Le pourcentage d'avancement en temps - Mettre à jour les tâches -
- Les lignes isochrones - Enregistrer la planification initiale -
- Piloter avec le suivi-gantt - Enregistrer une planification intermédiaire -
Suivre l'avancement dans le réseau logique
Si cous avez planifié votre projet dans l'affichage "réseau de tâches", vous disposez de fait d'un outil de pilotage très simple bien que très rustique.
Il vous suffit de déclarer pour une tâche une valeur d'avancement ( boite de dialogue "information sur la tâche " => onglet "général" ) pour que la case correspondant à cette tâche apparaîsse marquée.
Avancement zéro % => tâche non marquée
Avancement entre zéro et 99% => tâche barrée d'une diagonale
Avancement 100 % => tâche barrée en diagonales
Renseigner la date d'état
La notion de date d'état est mystérieuse pour beaucoup d'utilisateurs de Project. C'est pourtant très simple : Si l'on vous a communiqué les valeurs d'avancement des tâches au vendredi soir 19 août et que, par manque de temps vous effectuez la mise à jour du planning le mardi 23 août, les valeurs à déclarer dans project sont celles présentées ici (dans la boite de dialogue "informations sur le projet")
Le pourcentage d'avancement en temps.
Il y a trois façons de mesurer l'avancement des tâches du projet :
Par rapport aux durées écoulée et restante
Par rapport aux unités d'oeuvre acquises et restantes (m2, tonnes, pages d'un rapport...)
Par rapport au travail humain (journées-homme)
Si vous n'avez planifié ni les ressources ni les coûts, la seule valeur d'avancement que vous pouvez pratiquer est l'avancement en temps (% achevé dans Project)
% achevé
Mettre à jour les tâches
Pour saisir les valeurs d'avancement des tâches vous pouvez saisir les valeurs numériques dans la colonne % achevé ou utiliser les icones de l'onglet tâches
Suivre l'avancement par les lignes isochrones
MS Project propose parmi les outils de contrôle de l'avancement les lignes isochrones, reproduction numérique du "fil de laine" des pionniers de la planification.
Ce mode de suivi fonctionne en planification par les durées c'est à dire qu'il n'y a pas besoin d'avoir affecté des ressources aux tâches.
Attention !! Avant de saisir les valeurs d'avancement vous devez aller dans Fichier => Options => Options avancées => Options de calcul => puis cocher la case " Répartir les modifications du % ........ " Sinon, la courbe ne pointera pas (vers la droite) les tâches en avance. Encore un de ces pièges dont MS Project est truffé !
Pour obtenir les lignes isochrones, onglet format => quadrillage => courbes d'avancement puis déclarer l'avancement de chaque tâche par information sur la tâche onglet général
Le seul reproche que l'on puisse faire à cet outil de suivi est que les conséquences du retard d'une tâche n'apparaissent pas : les tâches successeurs de celle en retard restent à leur date du planning de référence.
Lignes isochrones
Microsoft Project permet de tracer plusieurs dizaines de lignes isochrones successives (deux dans l'exemple ci-dessus)
Enregistrer la planification initiale
La planification initiale correspond au planning de référence, auquel on se réfèrera tout au long du projet pour maîtriser les écarts.
La commande Projet => définir la planification initiale permet de mettre en mémoire les données du planning (tâches, durées, dates, ressources, coûts...)
Pour visualiser le résultat de cette action, le mieux est d'ouvrir l'affichage suivi-gantt.
Voici le résultat dans l'affichage suivi-gantt de l'enregistrement de la planification initiale.
Les barres de couleur sont doublées de barres grises représentant la position des tâches au moment de l'enregistrement.
Piloter avec le "suivi-gantt"
Une fois la planification initiale enregistrée, le planificateur saisit les dates réelles de début et de fin de tâche, ainsi que leur avancement.
L'affichage "suivi-gantt" ressemble alors à la vue ci-dessous
Enregistrer une planification intermédiaire
Project vous permet d'enregistrer jusqu'à 10 planifications intermédiaires, ce qui vous permet de conserver la mémoire (la photographie) du projet à 10 temps choisis.
Pour faire apparaître instantannément à l'écran les barres grises correspondant à l'une des planifications intermédiaires enregistrées, onglet Format => planification
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4- Planifier les ressources
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Gérer les ressources
Voir la vidéo "Gérer les ressources". 16mn20
- Types de ressources - Déclarer les ressources -
- Affecter les ressources aux tâches -
- Les calendriers de ressources - Détecter les sur-utilisations -
- Niveller manuellement - Le nivellement assisté -
Types de ressources
Traditionnellement on appelle ressources les individus engagés dans le projet. Plus généralement est appelée ressource tout élément contribuant à la réalisation d'une tâche : une personne (Paul Durand), un groupe de personnes (Maçons), un matériel (Bétonnière), un matériau (béton)
Project propose 5 types de ressources :
- Les individus, ici Paul Durand.
- Les groupes d'individus, ici une équipe de 5 maçons (capacité maximale =500%)
- Les matériels, ici la bétonnière.
- Les matériaux, ou consommables (appelés à tort "matériels") ici le béton (type matériel)
- Les ressources de type coût, une nouveauté de la version 2007
Attention : Project ne fait aucune différence entre les individus et les matériels. Si vous voulez afficher les charges de travail des tâches, ne planifiez pas les matériels !
Déclarer les ressources
Bien que l'on puisse créée les ressources de type travail directement depuis le diagramme de gantt, dans la colonne "nom ressources", on ne peut que déconseiller cette procédure aux débutants, qui risquent de créer des doublons. Prenez la bonne habitude de créer les ressources dans l'affichage Ressources => tableau des ressources, comme dans la capture d'écran du paragraphe précédent.
Affecter les ressources aux tâches
Microsoft a fait évoluer pour la version 2010 la présentation de la colonne "nom ressources". Il est désormais possible de cocher les ressources de chaque tâche dans la liste déroulante.
Cette méthode trouve néanmoins très vite ses limites : impossible d'indiquer par exemple la quantité de béton consommée pour la tâche A !
Voici une façon plus profes-sionnelle de saisir les res-sources : ouvrez la boite de dialogue "infor-mation sur la tâche" onglet "ressources".
Il est ici possible d'indiquer les quantités consommées, ici deux maçons et 3m3 de béton.
La façon la plus rapide, la plus confortable et la plus professionnelle d'affecter les ressources consiste à utiliser la boite de dialogue Ressources => Affecter les ressources.
Particularité de cette boite de dialogue : elle peut rester ouverte lorsque vous passez d'une tâche du gantt à la suivante.
Attention : Lorsque vous affectez plusieurs ressources à une même tâche, faites l'opération en une seule fois. Si vous quittez la boite de dialogue pour y revenir, MS Project interprète votre geste comme la volonté de modifier les affectation et il recalcule à votre insu la durée de tâche.
Les calendriers de ressource
Lorsque vous créez des ressources, MS Project leur associe systématiquement un calendrier. Ce calendrier est une copie du calendrier standard du projet. Revenez dans projet => modifier le temps de travail. Vous trouvez désormais dans la liste déroulante les calendriers de vos ressources. Vous pouvez prendre en compte les périodes de congé, d'absence ou les horaires particuliers de chaqu'un.
Détecter les sur-utilisations
Une ressource affectée pendant une période de temps au-dela de sa disponibilité est dite surutilisée. Cette surutilisation n'est pas acceptable et nécessite un traitement.
Observez le petit bonhomme rouge dans la colonne "informations". Il nous signale une sur-utilisation sur les tâches A et E.
Dans l'affichage => Tableau des ressources, les ressources en surutilisation apparaissent en rouge. La ressource en surutilisation dans le planning ci-dessus est Bob.
Pour faire un diagnostic précis des surutilisations, vous pouvez procéder comme suit : Fenêtre => fractionner, activer la fenêtre du bas, affichage => graphe des ressources, activer la fenêtre du haut, sélectionner une tâche. Les ressources affectées à la tâche sélectionnée apparaissent dans la fenêtre du bas. Les flèches de défilement permettent de faire défiler les différentes ressources affectées à la tâche.
Astuce : pour scruter en une seule opération la totalité des ressources du projet, sélectionner, dans la fenêtre du haut, la totalité des tâches.
Niveller manuellement
Voici une stratégie légèrement différente de celle décrite ci-dessus : Vous pouvez voir dans la capture ci-dessous que la fenêtre a été fractionnée, mais on a mis le graphe des ressources en partie haute. Pour la fenêtre du bas c'est l'affichage "audit du gantt" qui a été choisi. L'avantage de ce choix est double : Dans la fenêtre du haut on fait défiler les ressources une par une jusqu'à en trouver une qui se trouve surutilisée (ici, seul Bob est surutilisé). La fenêtre du bas affiche les seules tâches sur lesquelles Bob est affecté. L'intérêt de l'affichage "audit du gantt" est de nous montrer les marges libres (sous la forme d'une barre noire).
La décision est désormais facile à prendre : il faut retarder la tâche E de deux jours.
Voici ci-dessous la situation après nivellement
Le nivellement assisté
Une des principales richesses de MS Project est son algorithme de résolution des surutilisations, que l'on commande par la fonction appelé "audit". Les commandes d'audit se trouvent dans l'onglet "ressources"
Avant de cliquer sur "auditer tout", je vous conseille de choisir "Options d'audit" pour paramétrer vos choix. Voici la boite de dialogue qui va s'ouvrir.
Attention : On pourrait penser que le bouton "OK" déclenche l'opération. Il n'en est rien ! Il faut cliquer sur "auditer maintenant".
Attention : Si vous conservez le paramétrage par défaut "jour par jour", les plages de surutilisation de durée inférieure à une journée ne seront pas traitée et la ressource continuera d'être signalée comme surutilisée.
Utiliser le planificateur d'équipe
Voir la vidéo "Utiliser le planificateur d'équipes". 14mn30
- Créer la liste des ressources - Créer la liste des tâches -
- Présentation du planificateur d'équipes -
- Affecter les tâches aux ressources - Suivre l'avancement -
- Personnaliser l'affichage - Les liens dans le planificateur d'équipe -
- Introduction
Dans une logique de planification de projets, il n'est pas certain que le planificateur d'équipe apporte un avantage considérable.
Il en est différemment pour la gestion d'activités métier dans lesquelles on a à gérer un flux important de demandes de travaux sans lien entre elles et souvent confiées à un seul intervenant ou à un binôme. C'est notamment le cas dans les activités quotidiennes de la maintenance et dans beaucoup d'activités de service.
- Créer la liste des ressources
Inutile de tenter de créer les ressources dans le planificateur d'équipe, c'est impossible. Allez tout simplement dans le tableau des ressources pour créer la liste, puis revenez dans le planificateur d'équipe ou vous retrouverez vos ressources.
- Créer la liste des tâches
Utiliser le planificateur d'équipe est aussi une bonne occasion de comprendre l'utilité du mode de tache manuel, autre innovation de la version 2010.
Vous pouvez créer les tâches directement dans le planificateur d'équipe, par la commande onglet tâche zone insérer icône insérer une tâche. Vous devez ensuite faire un clic droit ou un double-clic sur la tâche pour ouvrir la très habituelle boite de dialogue "information sur la tâche" et pouvoir ainsi la nommer et indiquer sa durée. Vous pouvez également créer les tâches très classiquement dans le diagramme de Gantt.
- Présentation du planificateur d'équipes
L'affichage "planificateur d'équipe" est divisé en quatre quadrants. Les tâches sont soit affectées et non planifiées (1), soit affectées et planifiées (2), soit non affectées et planifiées (3), soit enfin non affectées et non planifiées (4).
- Affecter les tâches aux ressources
Le grand confort du planificateur d'équipe est de permettre de déplacer les tâches d'un quadrant à l'autre par simple cliquer-glissé (drag and drop).
- Suivre l'avancement
Le suivi de l'avancement ne pose aucun problème : double-clic sur une tâche pour indiquer son pourcentage d'avancement et sa durée réactualisée et c'est fait ! La part réalisée de la tâche apparaît en gris (1). Il ne reste plus qu'à recaler la suite du planning pour maintenir optimale la charge des ressources.
- Personnaliser l'affichage
Les possibilités de personnalisation sont limitées au choix de la couleur des barres de tâche. Dans la capture d'écran ci-dessus l'une des tâches (2) est colorée en jaune pour signaler qu'elle est affectée à deux ressources.
- Les liens dans le planificateur d'équipe
La principale limite du planificateur d'équipe est de ne pas visualiser les liens, ce qui est peu pénalisant dans une utilisation du type 'travaux divers". Si toutefois certaines tâches sont liées entre elles, deux solutions sont possibles et complémentaires : Basculer la ou les tâches successeur en mode automatique (3) et fractionner l'écran (affichage => détail et pour la fenêtre du bas choix "schéma des dépendances")
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5- Planifier et piloter les coûts
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Planifier les coûts
Voir la vidéo "Planifier les coûts". 15mn18
- Typologie des coûts - Déclarer les ressources -
- Affecter les ressources aux tâches -
- Saisir les coûts fixes de tâches - La mise à jour automatique des coûts -
- La consolidation des coûts - Changer de devise -
Typologie des coûts.
Le schéma ci-dessous décrit la structure des coûts dans Microsoft Project 2010.
Il y a deux grandes familles de coûts :
- Les coûts de ressources
- Le coût fixe de tâche
La famille coûts de ressources comprend :
- Les ressources de type travail, qui ne doivent comprendre que les individus et groupes d'individus dont les charges de travail sont comptabilisées par le chef de projet et qui seront valorisées au taux horaire déclaré pour la ressource.
- Les ressources de type "matériel" qui regroupent deux types très différents :
. Les matériels (engins de chantier, outillages....)
. Les marchandises consommées (ciment, câble électrique...)
- Les ressources de type coût qui sont une nouveauté de la version 2007 de Project. Elles permettent d'affecter librement à chaque tâche des coûts correspondant à des rubriques comptables génériques comme par exemple des frais de déplacement, des petites fournitures...
Le coût fixe correspond à un coût forfaitaire associé à une tâche. Par exemple le montant d'une activité sous-traitée.
Déclarer les ressources.
Voici ci-dessous une capture d'écran du tableau des ressources. La saisie des ressources et de leur type (travail, matériel ou coût) ne pose pas de problème.
Dès que vous aurez saisi le taux horaire des ressources de type travail (les individus), le logiciel calculera pour chaque tâche son coût de ressource.
Pour les matériels (ici la tronçonneuse) la somme que vous saisissez dans la colonne taux standard correspond au cout de cette ressource (par exemple un coût de location) par unité de temps.
Pour les consommables (le bois) vous déclarez dans la colonne étiquette matériel l'unité de consommation (mètres de câble, litres de produit chimique...). La valeur du taux standard correspond au coût d'une unité de consommation.
Pour les ressources de type coût, seul compte ici le nom de la ressource correspondant à la rubrique comptable, les montants seront déclarés dans le Gantt.
Affecter les ressources aux tâches.
L'affectation des ressources aux tâches ne pose pas de problème particulier, elle peut se faire soit dans la boite de dialogue "informations sur la tâche" soit dans la boite "affecter les ressources"
Pour les ressources de type coût il suffit d'indiquer la valeur à imputer sur la tâche.
Ci-dessous capture d'écran de la boite de dialogue "affecter les ressources"
Saisir les coûts fixes de tâche.
Il est fréquent qu'un coût forfaitaire soit affecté à une tâche. Par exemple un achat ponctuel, le montant du devis du sous-traitant, etc... Vous pouvez saisir ces coûts directement dans l'affichage diagramme de gantt en insérant une colonne coût fixe.
Les coûts fixes ne sont pas consolidés au niveau des tâches récapitulatives, c'est voulu car cela autorise le planificateur à saisir une valeur forfaitaire sur une tâche récapitulative.
La mise à jour automatique des coûts.
L'intérêt d'un travail rigoureux de définition des ressources et du type à leur affecter est l'automatisation du recalcul des coûts en cas de changement du scénario : Si une tâche de durée 5 jours, correctement paramétrée, est réestimée pour une durée de 10 jours, le coût des ressources humaines et des matériels va doubler, par contre le coût des consommables, des ressources de typa coût et bien entendu des frais fixes de tâche ne changera.
La consolidation des coûts.
Il suffit de hiérarchiser son planning en insérant des tâches récapitulatives de lots et la tâche récapitulative du projet pour que les valeurs récapitulatives de travail et de coût apparaîssent.
Changer de devise.
Les licences MS Project en langue française sont paramétrées avec l'euro comme unité monaitaire. Changer ce paramètre ne pose aucun problème : Fichier => options => affichage => options de devise.
